Pytanie: Wypełniając raport ZUS RPA, w nieprawidłowym bloku wpisaliśmy kwotę dochodu zwolnionego z oskładkowania z uwagi na to, że pracownik zachowuje do niego prawo w czasie pobierania świadczeń chorobowych. Jak poprawić ten błąd?

Odpowiedź :Pracodawca powinien złożyć dokument w trybie korekty, podając kwotę tego dochodu w prawidłowym bloku.

Z pytania wynika, że wobec któregoś ze składników wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi w danym miesiącu pracodawca zastosował wyłączenie, o którym mowa
w § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego. Chodzi tu o zwolnienie z oskładkowania składnika wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania jednego z wymienionych świadczeń. Co ważne, wyłączenie to obejmuje tylko kwoty przysługujące za okres pobierania świadczeń chorobowych, o czym często zapominają pracodawcy

Od 1 stycznia 2019 r. kwoty dochodu niezmniejszane za okresy pobierania świadczeń chorobowych należy wykazywać w ZUS RPA w:

• bloku III.D. – kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub

• bloku III.E. – tego rodzaju dochód, ale należny za inny rok kalendarzowy.

Pracodawca popełnił błąd, wpisując dochód wypłacony pracownikowi za okres pobierania świadczeń chorobowych w nieprawidłowym bloku raportu ZUS RPA. Musi więc złożyć ten dokument w trybie korekty (kolejny numer identyfikatora), podając kwotę dochodu we właściwym bloku. Do raportu dołącza deklarację rozliczeniową ZUS DRA oznaczoną tym samym identyfikatorem, mimo że w wykazanych w niej danych nie zajdą żadne zmiany.

• art. 41 ust. 7a–7b, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),

• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495 ze zm.).

Bogdan Majkowski

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Pytanie: W wyniku naszego błędu wypłaciliśmy pracownikowi zaniżone wynagrodzenie chorobowe. Obecnie wypłaciliśmy wyrównanie wraz z odsetkami za zwłokę. Jak taką wypłatę wykazać w dokumentach rozliczeniowych?

Odpowiedź: Wyrównanie wykazujemy w raporcie ZUS RSA składanym za miesiąc, w którym je wypłacono, oraz uwzględniamy je w podstawie wymiaru składki zdrowotnej za ten miesiąc.

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, otrzymał zaniżone z winy pracodawcy wynagrodzenie chorobowe. Okres niezdolności do pracy z powodu choroby, za który przysługiwało świadczenie, pracodawca wykazał jako przerwę w opłacaniu składek w raporcie ZUS RSA złożonym za miesiąc, w którym wypłacił wynagrodzenie chorobowe. Podał tam kwotę tego wynagrodzenia. Obecnie wypłacił wyrównanie i mimo że dotyczy ono świadczenia otrzymanego w przeszłości, należy je wykazać w bieżącym raporcie ZUS RSA, tj. składanym za miesiąc, w którym wypłacono wyrównanie.

Ponieważ wyrównaniem objęte jest wynagrodzenie chorobowe, pracodawca powinien pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników – w przeciwieństwie do składek na ubezpieczenia społeczne – nie stosuje się m.in. wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Skoro dotyczy to wynagrodzeń chorobowych, to tym samym obejmuje również wypłacone pracownikom wyrównania tego rodzaju świadczeń.

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i tę składkę wykazuje się w raporcie imiennym ZUS RCA, dlatego też, wypełniając go za miesiąc, w którym pracownik otrzymał wyrównanie, pracodawca powinien pamiętać o tym, aby uwzględnić go w podstawie składki zdrowotnej.

• art. 18 ust. 1–2, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.),

• art. 81 ust. 1 oraz ust. 5–6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1373 ze zm.),

• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495 ze zm.).

Bogdan Majkowski

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Pytanie: Dopiero teraz zorientowałam się, że po wypłaceniu i rozliczeniu trzynastek za rok ubiegły powinnam złożyć za pracowników dodatkowe raporty. W jaki sposób to uzupełnić?

Odpowiedź: Pracodawca powinien wykazać wypłaconą trzynastkę w dodatkowych raportach ZUS RPA. Dlatego teraz trzeba przygotować raporty w trybie korekty, dołączając do nich deklarację rozliczeniową ZUS DRA.

Mimo że trzynastka jest dochodem za ubiegły rok, składki należy od niej naliczyć w miesiącu wypłaty, co wynika z § 2 ust. 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad postępowania w sprawach rozliczania składek.

Trzynastki przysługujące za rok 2019, wypłacone w roku bieżącym, po raz pierwszy powinny być wykazane w dodatkowym raporcie imiennym ZUS RPA. Obowiązuje on od 1 stycznia 2019 r. i służy do informowania o:

• kwocie przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok III.B.),

• kwocie przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, a więc wypłaconego po przekroczeniu przez daną osobę rocznej kwoty granicznej (blok III.C.),

• kwocie przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego), zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok III.D.) oraz kwocie tego rodzaju przychodu, ale wypłaconego za inny rok kalendarzowy (blok III.E.).

Składki od wypłaconych pracownikom trzynastek za ubiegły rok należało więc rozliczyć w raportach imiennych ZUS RCA, a same kwoty trzynastek wykazać w raportach ZUS RPA składanych za miesiąc, w którym je wypłacono.

Ponieważ pracodawca nie złożył wymaganych dokumentów, musi je teraz wypełnić i przekazać do ZUS. Mimo że są to raporty pierwszorazowe, należy je złożyć w trybie korekty (kolejny numer identyfikatora), dołączając deklarację rozliczeniową oznaczoną tym samym identyfikatorem. Przypominamy, że na złożenie korygującego raportu imiennego pracodawca ma:

• 7 dni od zauważenia błędu we własnym zakresie przez płatnika składek lub otrzymania z ZUS zawiadomienia o nieprawidłowościach stwierdzonych przez ten organ,

• 7 dni od uprawomocnienia się decyzji ZUS stwierdzającej nieprawidłowości,

• 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego, jeżeli błąd został stwierdzony w czasie kontroli prowadzonej przez ZUS.

Podstawa prawna:

• art. 5 ust. 2 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1872),

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1–2, art. 20, art. 41 ust. 7a–7b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.),

• art. 81 ust. 1 oraz ust. 5–6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1373 ze zm.),

• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r poz. 1949),

• § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1831),

• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 249 ze zm.).

Bogdan Majkowski

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Pytanie: Naszemu byłemu pracownikowi zasądzone zostały nadgodziny za rok ubiegły oraz wyrównanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Jak rozliczyć tego rodzaju wypłaty w dokumentach ubezpieczeniowych? Czy w takiej sytuacji należy składać raport ZUS RPA?

Odpowiedź: Kwoty te należy rozliczyć w raporcie ZUS RCA złożonym za miesiąc, w którym zostaną wypłacone. A ponieważ przysługują one za rok ubiegły, pracodawca będzie musiał uwzględnić je także w druku ZUS RPA.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wyrównanie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zasądzone przez sąd, wypłacone zostaną byłemu pracownikowi. Nabył on prawo do nich w czasie pozostawania w zatrudnieniu, więc trzeba je potraktować jako przychód ze stosunku pracy, który będzie oskładkowany.

Jeżeli chodzi o sposób wykazania wypłaconych byłemu pracownikowi kwot w dokumentach rozliczeniowych, to zastosujemy tu § 2 ust. 6 rozporządzenia w sprawie rozliczania składek. Zgodnie z nim dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tak jest w przypadku pracowników, płatnik w raporcie imiennym oraz deklaracji rozliczeniowej, a także w ich korektach, uwzględnia należne składki od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczy dany dokument. Oczywiście wykazujemy tylko wypłaty podlegające oskładkowaniu. Składki od dokonanych wypłat były pracodawca powinien więc rozliczyć w bieżącym raporcie ZUS RCA, tj. składanym za miesiąc, w którym będzie miała miejsce ich wypłata. W dokumencie tym nie podajemy pracowniczego kodu tytułu ubezpieczenia (01 10 XX). Z uwagi na termin wypłaty druk ZUS RCA składamy z kodem 30 00 XX, ponieważ oznacza on osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Kod pracowniczy należałoby zastosować, gdyby nadgodziny oraz wyrównanie ekwiwalentu za urlop zostały wypłacone w miesiącu, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę. Tu jednak z taką sytuacją nie mamy do czynienia.

Z pytania wynika, że wypłacone byłemu pracownikowi wynagrodzenie za godziny nadliczbowe przysługiwało za rok ubiegły. Prawdopodobnie wyrównanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy również dotyczyło 2019 roku. Jeżeli tak, to obie wypłaty powinny być uwzględnione także w raporcie ZUS RPA.

Podstawa prawna:

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1–2, art. 19, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.),

• art. 81 ust. 1 oraz ust. 5–6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r.
  poz. 1373 ze zm.),

• § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1831),

• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495 ze zm.).

Bogdan Majkowski
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Pytanie: Po raz pierwszy robię korektę dokumentów rozliczeniowych w ePłatniku i mam problem. Zrobiłam korektę danych rozliczeniowych w raporcie ZUS RCA dotyczącą dwóch pracowników. Przy weryfikacji wyświetlany jest błąd krytyczny z informacją, że są powtórzone dane na raportach. Nie wiem, jak usunąć pozostałe osoby, dla których w pierwszorazowym komplecie dane były poprawne.

Odpowiedź: Tworząc dokumenty rozliczeniowe korygujące, należy pamiętać, że w komplecie korygującym przekazuje się dane ubezpieczonych, których dane zostały skorygowane. Nie należy przekazywać raportów za osoby, których dane nie uległy zmianie w stosunku do wcześniej przekazanego kompletu.

W aplikacji ePłatnik podczas tworzenia imiennych raportów miesięcznych należy wprowadzić zmiany w stosunku do osób, których dane podlegają korekcie. Dokumenty należy wyliczyć i zweryfikować. Mimo pojawienia się błędu informującego o powtórzonych pozycjach raportów, należy przejść do następnego kroku. Wystąpienie powyższego błędu oznacza, że nie dla wszystkich ubezpieczonych dane w dokumencie rozliczeniowym korygującym zostały zmienione. W momencie wysyłania dokumentów system ograniczy wysyłkę do skorygowanych pozycji raportu ZUS RCA oraz deklaracji ZUS DRA. Pozycje raportu ZUS RCA za osoby, których dane nie były zmieniane, zostaną pominięte. Przy wysyłaniu dokumentów pojawi się następująca informacja: „Zatwierdzenie spowoduje ograniczenie dokumentów do wpisów wprowadzających zmiany względem poprzedniego kompletu rozliczeniowego”. Z tego widoku można sprawdzić zawartość imiennego raportu korygującego (pozycje raportu, które zostaną przekazane do ZUS)poprzez użycie przycisku „Pokaż”.

Podstawa prawna:

• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495 ze zm.).

Robert Łuczak

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych