Jeśli w regulaminie zapiszemy :„Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści będący byłymi pracownikami wraz z rodzinami”, to zapis taki, choć dopuszczalny, jest zbyt ogólnikowy i może rodzić niejasności podczas przyznawania świadczeń socjalnych. Dlatego warto doprecyzować kto stanowi rodzinę uprawnionego, a w przypadku dzieci określić również wiek graniczny, do osiągnięcia którego dziecko może korzystać z dopłat.

Przykład poprawnego zapisu:

„1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści, dla których zakład był ostatnim miejscem pracy przed przejściem na jedno ze świadczeń - wraz z rodzinami.

2. Za członków rodziny uprawnionych do korzystania z dopłat z ZFŚS uważa się:

a) pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, dzieci współmałżonka, dzieci przysposobione oraz dzieci przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się dalej w szkole lub na uczelni – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do skończenia 25 roku życia, przy czym ograniczenia wiekowe nie dotyczą dzieci dysponujących orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo równoważnym z nim,

b) współmałżonków prowadzących z uprawnionym wspólne gospodarstwo domowe”.

Za zbyt ogólnikowi uznać należy również następujący zapis dotyczący przeznaczenia środków funduszu:

„Środki ZFŚS przeznacza się na:

1. dofinansowanie wypoczynku,

2. dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej,

3. dofinansowanie opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

4. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.

Zapis ten, choć dopuszczalny, jest zbyt ogólnikowy i może rodzić wątpliwości co do możliwości dofinansowania danego świadczenia. Ponadto, z uwagi na ograniczoną wysokość odpisów na ZFŚS, wskazanym jest – mimo, że nie ma takiego obowiązku – ustalenie z jakich dopłat pracownicy chcą korzystać i zapisać w regulaminie te świadczenia, które spotkają się z największym zainteresowaniem załogi. Pozwoli to na bardziej racjonalne wydatkowanie środków ZFŚS.

Przykład poprawnego zapisu:

„Środki ZFŚS przeznacza się na:

1. dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów, wczasów profilaktycznych, pobytu w sanatoriach, na koloniach, obozach, zimowiskach oraz zielonych szkołach, a także wypoczynku zorganizowanego przez uprawnionego we własnym zakresie (wczasy pod gruszą),

2. dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej w postaci różnych form rekreacji ruchowej, sportu, uczestnictwa w zajęciach rekreacyjno-sportowych, a w szczególności zakupu biletów wstępu na pływalnie, korty tenisowe, kluby fitness oraz siłownie,

3. dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej w postaci imprez artystycznych i kulturalnych oraz dofinansowanie zakupu biletów do kina, teatru, opery, na imprezy artystyczno-kulturalne (np. koncerty, występy kabaretów, festiwale),

4. udzielanie bezzwrotnej rzeczowej i finansowej pomocy socjalnej,

5. pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe, o których mowa w dalszej części regulaminu”.

Kolejnym przykładem na nieprawidłowy, ogólnikowy zapis w regulaminie jest:

„Osobom uprawnionym przysługuje dofinansowanie do wczasów organizowanych przez instytucje turystyczne oraz wczasów zorganizowanych we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą”.

Mimo że nie ma takiego obowiązku wskazanym jest określenie długości wczasów (wypoczynku), które mogą być objęte dopłatą. Brak takiej informacji skutkuje tym, że praktycznie każde – nawet kilkudniowe wczasy – powinny być objęte dofinansowaniem.

Przykład poprawnego zapisu:

„1. Osobom uprawnionym przysługuje dofinansowanie do wczasów organizowanych przez organizacje turystyczne oraz wczasów zorganizowanych we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą.

2. Dopłaty do wypoczynku, o których mowa w pkt. 1 przysługują pod warunkiem, że nieprzerwany wypoczynek będzie trwał co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych”.

Zdarza się, iż pracodawcy w regulaminie ZFŚS wskażą, iż :

„Prawo do dopłat z ZFŚS przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony, trwający powyżej 6 miesięcy”.

Wyjaśnijmy, iż prawo do skorzystania ze środków ZFŚS nie może być uzależnione od rodzaju umowy łączącej pracownika z pracodawcą. Wśród osób uprawnionych art. 2 pkt 5 ustawy o funduszu socjalnym wymienia m.in. pracowników, nie wprowadzając jednak własnej definicji pracownika. Oznacza to, że zastosowanie ma tu art. 2 kp mówiący o tym, iż pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Z kolei art. 25 kp wyjaśnia, że umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony. Tak więc prawo do dopłat z ZFŚS ma pracownik zatrudniony na podstawie każdego rodzaju umowy o pracę.

Przykład poprawnego zapisu:

„Prawo do dopłat z ZFŚS przysługuje pracownikom w rozumieniu art. 2 kp, tj. osobom zatrudnionym na podstawie:

a) umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony),

b) mianowania, powołania lub wyboru”.

W przypadku gdy ustanowimy, że „pracownik nabywa prawo do dopłat z ZFŚS po przepracowaniu roku czasu w zakładzie” będzie to zapis błędny, ponieważ żaden przepis ustawy o funduszu socjalnym nie uzależnia prawa do skorzystania ze środków ZFŚS od przepracowania u danego pracodawcy określonego okresu. Dopłaty mogą być uzależnione jedynie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego (art. 8 ust. 1 ustawy o funduszu socjalnym). Pracownik nabywa prawo do skorzystania z dofinansowania już w pierwszym dniu zatrudnienia – oczywiście, o ile spełnia wymogi socjalne.

Przykład poprawnego zapisu:

„Pracownik nabywa prawo do dopłat z ZFŚS już od pierwszego dnia zatrudnienia w zakładzie”.

Kolejnym nieprawidłowym zapisem jest :

„Wysokość dofinansowania uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, przy czym pełną dopłatę otrzymuje pracownik zatrudniony na pełnym etacie. Natomiast wysokość dofinansowania dla pracownika niepełnoetatowego jest zmniejszana proporcjonalnie do obowiązującego go wymiaru czasu pracy”.

Podkreślmy, że ustawa o funduszu socjalnym nie pozwala na takie zróżnicowanie. Zatrudnienie na niepełnym etacie (z odpowiednio niższą pensją) wręcz odwrotnie może skutkować tym, że sytuacja socjalna takiej osoby będzie gorsza niż pełnoetatowca i tym samym będzie jej przysługiwać większe dofinansowanie.

Przykład poprawnego zapisu:

„Wysokość dofinansowania uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, natomiast nie ma na nią bezpośredniego wpływu wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniona jest dana osoba”.

Można spotkać się z następującym zapisem w regulaminie:

„1. Prawo do dofinansowania z ZFŚS nie przysługuje pracownikowi, który otrzymał już taką dopłatę w roku bieżącym u innego z zatrudniających go pracodawców.

2. Pracownik, o którym mowa w pkt. 1 musi dołączyć do wniosku o dofinansowanie oświadczenie o tym, że w roku bieżącym nie korzystał z ZFŚS u innego z zatrudniających go pracodawców”.

Jest to nieprawidłowe, bo żaden przepis ustawy o funduszu socjalnym nie pozwala na wprowadzenie takiego ograniczenia. Pracownik zatrudniony w kilku firmach tworzących ZFŚS ma prawo skorzystać z dopłaty u każdego z tych pracodawców. Natomiast kwoty te powinny być uwzględnione w obowiązującym u danego pracodawcy dokumencie służącym określeniu przeciętnego miesięcznego dochodu, ponieważ mają one wpływ na sytuację socjalną pracownika.

Zapis taki, jako niezgodny z przepisami ustawy o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu lub zastąpiony innym, poprawnym.

Przykład poprawnego zapisu:

„Pracownik, który otrzymał już w danym roku kalendarzowym dofinansowanie z ZFŚS u innego z zatrudniających go pracodawców, powinien uwzględnić tę kwotę w oświadczeniu o dochodach członków rodziny, składanym na druku stanowiącym załącznik nr 5 do regulaminu”.

W przypadku gdy wpiszemy, że „Dofinansowanie z ZFŚS na dzieci uprawnionego przysługuje tylko wówczas, jeśli dopłaty takiej u swojego pracodawcy nie otrzymał drugi z rodziców lub opiekunów dziecka”, będzie to niepoprawne, ponieważ ustawa o funduszu socjalnym nie pozwala na wprowadzenie takiego ograniczenia. Każdy z rodziców lub opiekunów może otrzymać u swojego pracodawcy dopłatę na to samo dziecko lub te same dzieci. Natomiast dopłata ta powinna być uwzględniana w przeciętnym dochodzie określającym sytuację socjalną uprawnionego.

Zapis taki, jako niezgodny z przepisami, powinien zostać usunięty z regulaminu lub na jego miejsce może być wprowadzony poprawny zapis.

Przykład poprawnego zapisu:

„Prawo do dofinansowania z ZFŚS na dzieci jest niezależne od tego, czy w danym roku kalendarzowym skorzystał już z niego drugi z rodziców albo opiekunów dziecka. Pracownik powinien uwzględnić tę kwotę w oświadczeniu o dochodach członków rodziny”.

W przypadku zapisu : „Pracownik pobierający emeryturę lub rentę ma prawo do dopłat z ZFŚS tylko wówczas, jeśli na jedno z tych świadczeń odszedł z zakładu”, stwierdzić należy, że osoba pobierająca świadczenie emerytalno-rentowe, z którą pracodawca tworzący ZFŚS podpisał umowę o pracę staje się pracownikiem, a tym samym nabywa prawo do świadczeń socjalnych na zasadach przewidzianych dla pracowników. Nie ma więc tu zastosowania ograniczenie, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o funduszu socjalnym, który jako osoby uprawnione wymienia m.in. emerytów i rencistów byłych pracowników, czyli osoby, które na jedno z tych świadczeń przeszły z danego zakładu. Po rozwiązaniu umowy o pracę osoba ta ponownie stanie się emerytem lub rencistą i nabędzie prawo do świadczeń w firmie, z której odeszła na jedno z tych świadczeń. Zapis taki powinien być usunięty z regulaminu lub zastąpiony poprawnym.

Przykład poprawnego zapisu:

„Pracownik pobierający emeryturę lub rentę nabywa prawo do świadczeń z ZFŚS na zasadach przewidzianych dla pracowników i ich rodzin – bez względu na to, kto był jego ostatnim pracodawcą”.

Jeśli w regulaminie wpiszemy :„Dopłaty do kolonii oraz obozów na dwoje pierwszych dzieci przysługują w wysokości 100% kwot określonych w tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do regulaminu. Dofinansowanie na trzecie i kolejne dziecko odpowiada 50% wspomnianych kwot”, będzie to błędne i taki zapis trzeba bezwzględnie usunąć. Liczba dzieci objętych dofinansowaniem ze środków ZFŚS nie może być bowiem podstawą do zróżnicowania wysokości dopłat. Jedynym czynnikiem może tu być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego. Liczba posiadanych dzieci na pewno ma nią wpływ, ale skutkujący raczej zwiększeniem dopłaty (mniejszy dochód na członka rodziny) niż jej zmniejszeniem.

Przykład poprawnego zapisu:

„Dopłaty do kolonii oraz obozów przysługują uprawnionemu w wysokości 100% kwot określonych w tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do regulaminu na każde z dzieci”.

Pomoc materialna na zakup podręczników i wypłaty z tytułu wyprawki szkolnej są częstą pomocą pracodawców dla swoich pracowników. Nie zawsze jednak, zgodnie z zasadami, regulują tę pomoc w regulaminie ZFŚS. I tak błędnym uregulowaniem jest :

„1. Uprawnionym posiadającym dzieci w wieku szkolnym przysługuje raz w roku – przed rozpoczęciem roku szkolnego – pomoc materialna na zakup podręczników oraz wyprawki szkolnej w wysokości uzależnionej od klasy, do której dziecko będzie uczęszczało.

2. Wysokość dofinansowania, o którym mowa w pkt. 1 określa tabela stanowiąca załącznik nr 7 do regulaminu”.

Podkreślmy, że środki ZFŚS mogą być przeznaczone na dopłaty do zakupu tzw. wyprawek szkolnych (w tym podręczników), ale wysokość dofinansowania nie może być uzależniona od klasy, w której dane dziecko rozpocznie naukę. Przy ustalaniu dopłat powinna być brana pod uwagę jedynie sytuacja socjalna uprawnionego.

Przykład poprawnego zapisu:

1. Uprawnionym posiadającym dzieci w wieku szkolnym przysługuje raz w roku – przed rozpoczęciem roku szkolnego – pomoc materialna na zakup podręczników oraz wyprawki szkolnej.

2. „2. Wysokość dofinansowania, o którym mowa w pkt 1 uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej uprawnionego i określa ją tabela stanowiąca załącznik nr 7 do regulaminu”.

Zdarza się, iż pracodawcy ze środków funduszu „dofinansowują” podnoszenie kwalifikacji przez swoich pracowników. Zapisują to przykładowo tak: „Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na dopłaty do czesnego pracownikom, którzy podjęli studia wyższe na podstawie skierowania otrzymanego od pracodawcy”.

Wyjaśnijmy, że dopłaty do czesnego nie mieszczą się w definicji działalności socjalnej, a więc nie mogą być finansowane ze środków ZFŚS. Natomiast pracodawca może je sfinansować ze środków obrotowych firmy na co pozwala art. 103³ kp. Zatem wskazany wyżej zapis należy usunąć z regulaminu.

Niepoprawnym przy ustalaniu sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest ustalenie w regulaminie iż:

„Wysokość dofinansowania ze środków ZFŚS uzależniona jest od przychodu osoby uprawnionej”. Przy ustalaniu sytuacji socjalnej uprawnionego powinny być bowiem brane pod uwagę dochody wszystkich członków rodziny pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym, a nie tylko samego uprawnionego.

Przykład poprawnego zapisu:

„Wysokość dofinansowania ze środków ZFŚS uzależniona jest od przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na członka rodziny uprawionego, który oceniany będzie na podstawie oświadczenia złożonego na druku stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu”.

W przypadku gdy w regulaminie wpiszemy :

„Wysokość dopłat z ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego” – bez określenia w oparciu, o jakie dokumenty zostanie oceniona ta sytuacja, będzie to zapis niepoprawny. Regulamin powinien szczegółowo określać rodzaje dokumentów, które przedkłada osoba zainteresowana daną dopłatą. Mogą to być wnioski o przyznanie dofinansowania, oświadczenia lub zaświadczenia pozwalające na ustalenie średniego dochodu w rodzinie itd. Opracowane przez pracodawcę wzory wymaganych dokumentów powinny stanowić załączniki do regulaminu oraz być dostępne dla zainteresowanych w formie papierowej w odpowiednim dziale pracodawcy.

Przykład poprawnego zapisu:

„1. Wysokość dopłat z ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

2. Osoba zainteresowana otrzymaniem dofinansowania przedkłada pracodawcy wniosek zgodny z załącznikiem nr 1 do niniejszego regulaminu oraz oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

Wszystkie druki, których wypełnienie i dostarczenie wymagane jest do otrzymania dofinansowania z ZFŚS dostępne są w formie papierowej w Komórce ds. Pracowniczych oraz na stronie www. … Pracodawcy, w zakładce: Sprawy pracownicze”.

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.),

• art. 2, art. 25 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.).