Pracodawca powinien na bieżąco dokonywać analizy przetwarzanych danych osobowych i niezwłocznie usuwać te dane w dokumentach lub dokumenty, które nie są już potrzebne. Jeśli np. tylko raz na rok przegląda całość posiadanej dokumentacji pod kątem przetwarzania danych nadmiarowych, to nie jest to dobra praktyka.