W razie sporów między ZUS a płatnikiem, posiadane przez firmę kopie dokumentów ubezpieczeniowych mogą stanowić dowód w ewentualnym postępowaniu, które może prowadzić ZUS, lub w postępowaniu sądowym. Okresy przechowywania są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Płatnik składek powinien dla własnego bezpieczeństwa, mimo braku ustawowego obowiązku, przechowywać dokumenty rozliczeniowe co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązań z nich wynikających.